Tekorten aan vakbekwaam personeel zijn een probleem dat de laatste jaren steeds prominenter is geworden. Volgens onderzoek zullen tussen 2022 en 2035 ongeveer 387.000 vacatures in de ambachts- en drukkerijsector moeten worden ingevuld. Jaarlijks gaan meer ervaren medewerkers met pensioen dan er nieuw talent instroomt. We moeten dit niet enkel zien als het vertrek van een werknemer: wanneer hun expertise niet goed wordt overgedragen, verdwijnt ook waardevolle kennis uit de organisatie. Dit kan leiden tot aanzienlijke stilstand, verspilling en inconsistenties en wordt daarmee een veel groter probleem dan simpelweg één medewerker minder hebben.
In een wereld vol nieuwe mogelijkheden voor modernisering veranderen ook de verwachtingen van jongere werknemers. Werk in de maakindustrie wordt vaak gezien als “vuil” en het uitvoeren van repetitieve, routinematige taken wordt beschouwd als saai en weinig belonend.
De drukwerkindustrie kampt daarnaast met een extra uitdaging: zichtbaarheid. Zelfs als bovenstaande problemen perfect worden aangepakt, weten veel jongeren die een carrière in de maakindustrie overwegen niet eens dat de grafische sector een mogelijke optie is.
Er zijn daarom drie nauw met elkaar verbonden uitdagingen:
- Het behouden van de kennis van ervaren medewerkers;
- Het aantrekken van nieuw talent;
- Het verminderen van de afhankelijkheid van individuele expertise door standaardisatie en automatisering.
In deze reeks behandelen we elk van deze onderwerpen afzonderlijk.
Wanneer kennis de deur uit loopt
De gevolgen van personeelstekorten beperken zich niet tot minder medewerkers op de werkvloer. Wanneer dit probleem niet wordt aangepakt, kan het een kettingreactie aan negatieve gevolgen veroorzaken.
Het begint wanneer een ervaren medewerker vertrekt. Die neemt zijn of haar kennis mee. Hierdoor moet een nieuwe werknemer informatie die eerder al bekend was opnieuw ontdekken via trial-and-error. Vanaf dat moment kunnen de gevolgen worden onderverdeeld in twee categorieën: de impact op de operationele processen en de impact op medewerkers. Wanneer kennis van ervaren werknemers niet wordt behouden, komen de tijd en middelen van de overblijvende medewerkers onder druk te staan, wat kan leiden tot verschillende knelpunten in het proces.
Zonder de juiste kennis werken nieuwe medewerkers trager en kunnen zij gefrustreerd raken of hun zelfvertrouwen verliezen. Dit maakt het moeilijker om hen op lange termijn te behouden.
Het behouden van kennis in uw mengkamer
Dankzij jarenlange ervaring weten oudere medewerkers hoe ze moeten omgaan met uiteenlopende situaties, zoals kleurcorrecties aan de pers of het verwerken van retourinkten. Veel van deze kleine maar cruciale stukjes kennis worden doorgaans niet vastgelegd in interne systemen. Wanneer een ervaren medewerker vertrekt, gaat deze informatie verloren en moet zij opnieuw worden aangeleerd.
Een centraal kennissysteem met werkinstructies en procedures is daarom essentieel, aangezien het meestal onmogelijk is om alle details binnen de beperkte tijd van een onboardingtraject over te dragen.
De mengkamer combineert doorgaans hardware, zoals een inktdoseersysteem, proefdruksysteem, spectrofotometer en opslagrekken voor retourinkten, met software voor inktbeheer, kleurmeting en receptuurbeheer.
De onderstaande afbeelding toont de relatie tussen hardware en software, en hoe onvoldoende kennis om beide effectief te combineren leidt tot gemiste kansen en verspilling van middelen.
Het overlappende gebied vertegenwoordigt de expertise die een operator nodig heeft om optimaal gebruik te maken van alle beschikbare functies. Het maximaliseren van deze overlap hangt af van het vastleggen van zoveel mogelijk kennis van ervaren operators. Dit is noodzakelijk om verspilling te verminderen én om te voorkomen dat nieuwe operators voortdurend moeten proberen het kennisniveau van hun voorganger te evenaren.
Een basis creëren voor het opleiden van nieuw talent
Gedetailleerde handleidingen en gestandaardiseerde procedures helpen medewerkers om de hardware en software van de mengkamer op een consistente manier te gebruiken.
GSE biedt een breed scala aan hulpmiddelen voor het ontwikkelen van werkinstructies en standaard operationele procedures (SOP’s). Voor hardware levert GSE uitgebreide gebruikershandleidingen en een augmented reality-tool die de apparatuur en haar rol binnen de mengkamer visualiseert.
De InkConnection-blog biedt daarnaast praktische ondersteuning, waaronder:
- Housekeeping and cleaning essentials for your ink room
- Equipment maintenance for food-safe packaging printing
- Calibration and control of measuring devices
Ook voor software zijn verschillende ondersteuningsmiddelen beschikbaar. Zo beschikt GSE Ink Manager over een geïntegreerde helpfunctie die automatisch een relevante webpagina opent op basis van het scherm dat de gebruiker bekijkt.
De InkConnection-blog biedt daarnaast stapsgewijze instructies voor het gebruik van GSE-software, waaronder:
- Advanced techniques for efficient return ink management in packaging printing
- Meeting quality standards for packaging inks with GSE Traceability
- Creating and adapting spot colours — made simple for package printers!
Deze hulpmiddelen kunnen worden aangevuld met bedrijfsspecifieke kennis, zodat nieuwe medewerkers ook situaties kunnen aanpakken die buiten de standaardprocedures vallen.
Door deze kennis vast te leggen wordt bovendien voorkomen dat waardevolle expertise verloren gaat wanneer een ervaren medewerker met pensioen gaat of onverwacht vertrekt.
Deze handleidingen blijven waardevol vanaf de onboarding tot ver in de loopbaan van een medewerker. Tijdens de onboarding fungeren ze als checklist om ervoor te zorgen dat alle essentiële kennis wordt behandeld. Daarna kunnen medewerkers ze gebruiken als naslagwerk voor details die zij zijn vergeten of aanvankelijk nog niet nodig hadden.
Een gestructureerde aanpak voor optimale onboarding
Uiteindelijk moeten deze handleidingen vooral dienen als hulpmiddel voor ervaren medewerkers tijdens het onboarden van nieuwe collega’s. Nieuwe medewerkers zouden een uitgebreid onboardingtraject moeten doorlopen dat bestaat uit de volgende fasen:
Introductiefase: Een goede introductie laat de nieuwe medewerker op een boeiende manier kennismaken met de standaardprocessen. Hierbij wordt aangesloten bij bestaande kennis en ervaringen uit opleiding en eerdere functies.
Meeloopfase: De nieuwe medewerker werkt samen met een ervaren collega en ziet hoe het werk in de praktijk wordt uitgevoerd. Daarbij worden de fijne kneepjes, praktische tips en technieken geleerd die vaak alleen door ervaring worden opgedaan.
Experimenteerfase: Zodra de nieuwe medewerker een basisbegrip heeft van de processen in de mengkamer, kunnen de rollen worden omgedraaid. De nieuwe collega krijgt de kans om de opgedane kennis zelfstandig toe te passen, praktijkervaring op te doen en feedback te ontvangen van de begeleider, terwijl de onboardinghandleiding als naslagwerk beschikbaar blijft.
GSE biedt diverse trainingen aan waarin alle aspecten van machinebediening, onderhoud en het gebruik van Ink Manager software uitgebreid worden behandeld. Daarnaast zijn herhalingstrainingen belangrijk om kennis op te frissen en ervoor te zorgen dat operators op de hoogte blijven van wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen.
Door gestructureerde training te combineren met regelmatige feedback en zinvolle ontwikkelingsmogelijkheden ontstaat een aantrekkelijke werkomgeving waarin nieuwe medewerkers willen blijven, zich verder willen ontwikkelen en optimaal kunnen presteren. Tegelijkertijd worden onnodige verspilling en fouten voorkomen doordat belangrijke details tijdens de onboarding niet over het hoofd worden gezien.
Blijf op de hoogte! Want in onze volgende blogs delen we meer tips en inzichten over hoe u beter aansluiting kunt vinden bij nieuw talent én hoe standaardisatie en automatisering u helpen meer te bereiken met minder middelen.
