Niedobór wykwalifikowanych pracowników to problem, który w ostatnich latach staje się coraz bardziej widoczny. Według badań, w latach 2022-2035 konieczne będzie obsadzenie około 387 tysięcy stanowisk w sektorach rzemiosła i poligrafii. Każdego roku więcej doświadczonych pracowników przechodzi na emeryturę, niż młodych talentów wchodzi na rynek pracy. Nie powinniśmy postrzegać tego wyłącznie jako odejścia pracownika: jeśli jego wiedza i doświadczenie nie zostaną właściwie przekazane, wraz z nim odchodzi cenna wiedza. Może to prowadzić do znaczących przestojów, strat materiałowych i niespójności procesów, przez co staje się problemem znacznie większym niż brak jednego pracownika.
W świecie pełnym nowych możliwości modernizacji zmieniają się oczekiwania młodego pokolenia pracowników. Praca w sektorze produkcyjnym jest postrzegana jako „brudna”, a wykonywanie powtarzalnych, rutynowych zadań uznawane jest za nudne i mało satysfakcjonujące.
Branża poligraficzna stoi dodatkowo przed problemem widoczności. Nawet gdyby wspomniane wcześniej wyzwania zostały rozwiązane, wielu młodych ludzi zainteresowanych pracą w przemyśle produkcyjnym po prostu nie wie, że poligrafia jest jedną z możliwych ścieżek kariery.
W związku z tym istnieją trzy powiązane ze sobą wyzwania:
• zachowanie wiedzy doświadczonych pracowników,
• przyciąganie nowych talentów, oraz
• ograniczenie zależności od indywidualnej wiedzy dzięki standaryzacji i automatyzacji.
Niniejsza seria artykułów omawia każde z tych wyzwań po kolei.
Gdy wiedza wychodzi za drzwi
Konsekwencje niedoboru wykwalifikowanych pracowników nie kończą się na mniejszej liczbie osób na hali produkcyjnej. Jeśli problem pozostanie nierozwiązany, może wywołać cały łańcuch negatywnych skutków.
Wszystko zaczyna się w momencie odejścia doświadczonego pracownika, który zabiera ze sobą swoją wiedzę. Nowo zatrudniona osoba musi wtedy na nowo odkrywać rzeczy, które wcześniej były już znane, metodą prób i błędów. Od tego momentu konsekwencje można podzielić na dwie kategorie: wpływ na działalność operacyjną oraz wpływ na ludzi. Brak skutecznego zachowania wiedzy doświadczonych pracowników powoduje większe obciążenie czasowe i organizacyjne pozostałego personelu, tworząc różnego rodzaju wąskie gardła w procesach.
Bez odpowiedniej wiedzy nowi pracownicy pracują wolniej, mogą odczuwać frustrację lub tracić pewność siebie. To z kolei utrudnia ich utrzymanie w organizacji.
Zachowanie wiedzy w mieszalni farb
Dzięki wieloletniemu doświadczeniu starsi pracownicy potrafią radzić sobie z wieloma różnymi sytuacjami, takimi jak korekcja koloru na maszynie drukarskiej czy zarządzanie farbami zwrotnymi z produkcji. Wiele z tych drobnych, ale ważnych elementów wiedzy zazwyczaj nie jest odpowiednio dokumentowanych w wewnętrznych systemach. Oznacza to, że informacje te zostaną utracone i będą musiały zostać ponownie zdobyte, gdy doświadczony pracownik odejdzie z firmy.
Dedykowany system zarządzania wiedzą zawierający instrukcje pracy i procedury jest niezbędny, ponieważ zazwyczaj nie da się przekazać każdego szczegółu podczas stosunkowo krótkiego procesu wdrożenia nowego pracownika.
Mieszalnia farb zazwyczaj łączy urządzenia, takie jak system dozowania farb, system proofingu, spektrofotometr oraz regały do przechowywania farb zwrotnych, z oprogramowaniem do zarządzania farbami, pomiaru kolorów i recepturowania.
Poniższa ilustracja pokazuje relację między sprzętem a oprogramowaniem oraz wskazuje, że brak wiedzy pozwalającej skutecznie połączyć oba te elementy prowadzi do marnowania zasobów i niewykorzystanych możliwości.
Punkt przecięcia symbolizuje wiedzę i umiejętności potrzebne operatorowi, aby w pełni wykorzystywać dostępne funkcje. Osiągnięcie maksymalnego pokrycia zależy od udokumentowania jak największej ilości wiedzy doświadczonych operatorów. Jest to konieczne zarówno do ograniczenia strat, jak i do uniknięcia frustracji operatorów, którzy stale muszą „nadrabiać zaległości”, aby osiągnąć poziom swoich poprzedników.
Tworzenie podstaw do szkolenia nowych talentów
Szczegółowe przewodniki oraz ustandaryzowane procedury pomagają pracownikom konsekwentnie wykorzystywać sprzęt i oprogramowanie mieszalni farb.
GSE oferuje szeroki zakres materiałów wspierających tworzenie instrukcji pracy i standardowych procedur operacyjnych (SOP). W zakresie sprzętu firma GSE dostarcza kompleksowe instrukcje obsługi oraz narzędzie rzeczywistości rozszerzonej, które wizualizuje urządzenia i ich rolę w mieszalni farb.
Blog InkConnection oferuje również praktyczne wskazówki, w tym:
- Housekeeping and cleaning essentials for your ink room
- Equipment maintenance for food-safe packaging printing
- Calibration and control of measuring devices
GSE udostępnia również różne narzędzia wsparcia dla oprogramowania. Jednym z przykładów jest zintegrowana funkcja pomocy w GSE Ink Manager, która otwiera stronę wsparcia internetowego odpowiadającą ekranowi aktualnie wyświetlanemu przez użytkownika.
Blog InkConnection zawiera także szczegółowe instrukcje dotyczące korzystania z oprogramowania GSE, między innymi:
- Advanced techniques for efficient return ink management in packaging printing
- Meeting quality standards for packaging inks with GSE Traceability
- Creating and adapting spot colours — made simple for package printers!
Materiały te mogą zostać uzupełnione o wiedzę specyficzną dla danej firmy, aby pomóc nowym pracownikom radzić sobie z sytuacjami wykraczającymi poza standardowe procedury.
Dokumentowanie tej wiedzy zapobiega również utracie cennego know-how w przypadku przejścia doświadczonego pracownika na emeryturę lub jego nieoczekiwanego odejścia z firmy.
Takie przewodniki pozostają użyteczne od momentu wdrożenia aż do wczesnych i średnich etapów kariery pracownika. Podczas wdrożenia pełnią funkcję listy kontrolnej, pomagając upewnić się, że przekazano wszystkie niezbędne informacje. Później pracownicy mogą korzystać z nich jako materiału referencyjnego, gdy potrzebują odświeżyć sobie szczegóły, których nie pamiętają lub których początkowo nie potrzebowali.
Ustrukturyzowane podejście do skutecznego wdrożenia
Ostatecznie przewodniki te powinny być jedynie narzędziem wspierającym doświadczonych pracowników podczas wdrażania nowych osób. Nowi pracownicy powinni przejść kompleksowy proces wdrożeniowy obejmujący następujące elementy:
• Etap wprowadzający: Dobre wprowadzenie powinno umożliwić nowemu pracownikowi poznawanie standardowych procesów w angażujący sposób, nawiązujący do jego wcześniejszych doświadczeń i wiedzy zdobytej podczas edukacji.
• Etap obserwacji: Nowy pracownik spędza czas u boku doświadczonego kolegi, obserwując wykonywanie obowiązków w praktyce oraz poznając szczegóły, wskazówki i techniki, które zazwyczaj zdobywa się dzięki doświadczeniu.
• Etap praktyczny: Po zdobyciu podstawowej wiedzy na temat procesów zachodzących w mieszalni farb trener wdrożeniowy i nowy pracownik powinni zamienić się rolami. Nowy pracownik otrzymuje możliwość wykorzystania zdobytej wiedzy w praktyce, zdobycia doświadczenia oraz otrzymania informacji zwrotnej od opiekuna wdrożenia, mając jednocześnie dostęp do przewodnika wdrożeniowego jako materiału pomocniczego.
GSE oferuje szeroki zakres szkoleń obejmujących każdy aspekt obsługi i konserwacji maszyn, a także szczegółowy przewodnik dotyczący korzystania z oprogramowania Ink Manager. Szkolenia te powinny być dodatkowo regularnie powtarzane w celu odświeżania wiedzy oraz zapewnienia, że operatorzy są świadomi wszelkich zmian.
Połączenie ustrukturyzowanych szkoleń, regularnej informacji zwrotnej i realnych możliwości rozwoju tworzy angażujące środowisko pracy, w którym nowi pracownicy chcą pozostać i się rozwijać. Pomaga to również zapobiegać niepotrzebnym stratom wynikającym z przeoczenia istotnych szczegółów podczas procesu wdrożenia.
Śledź nasze kolejne artykuły na blogu, aby poznać więcej wskazówek i praktycznych porad dotyczących skuteczniejszego docierania do nowych talentów, a także sposobów wykorzystania standaryzacji i automatyzacji, dzięki którym można osiągać więcej przy mniejszych nakładach!
