Vervolg van onze serie over het navigeren door inktgerelateerde voedselveiligheidsnormen
Na onze blog over gevarenanalyse en risicobeheer zullen we de tweede norm onderzoeken: gegevensbeheer.
Het belang van gegevensbeheer voor de werking van uw bedrijf kan niet genoeg benadrukt worden. Wat niet is vastgelegd, is niet gebeurd: voor auditors is het volgen van procedures alleen niet voldoende. Het gaat om het bewijs van naleving. Hoe weten uw collega’s welke procedures ze moeten volgen als deze niet duidelijk vastgelegd zijn? En met risico’s van brand tot cyberaanvallen: als u uw gegevens niet back-upt, zet u mogelijk uw bedrijfsvoering op het spel.
In deze blog leert u over de relevante normen, welke acties u moet ondernemen en welke softwaretools u kunt gebruiken om volledig compliant te blijven.
We zullen relevante hyperlinks naar webpagina’s toevoegen en aanvullende lectuur aanbevelen op onze InkConnection-blogsite, waar van toepassing.
Vereisten met betrekking tot gegevensbeheer in de drie voedselveiligheidsbeheersystemen
De criteria voor het bijhouden van gegevens zijn te vinden in:
- Sectie 3.3 van de BRC Global Standard (BRCGS) voor verpakkingsmaterialen
- Secties 1.7 en 1.12 van FSSC 22000 (Food Safety System Certification)
- Secties 2.3 en 2.4 van Safe Quality Food (SQF).
Een opvallend aspect is de variatie in de beschrijving van de vereisten voor gegevensbeheer tussen de drie schema’s. SQF biedt de meeste details, terwijl de richtlijnen van FSSC meer algemeen zijn. FSSC verwijst echter naar algemene vereisten voor gegevensbeheer, vastgesteld door het voedselveiligheidssysteem (1.7) en HACCP (1.12), die vrij uitgebreid zijn. BRCGS heeft een aparte sectie over gegevensbeheer (3.3), terwijl in de andere schema’s deze vereisten over meerdere secties verspreid zijn.
Over het algemeen kunnen de vereisten voor gegevensbeheer als volgt worden samengevat:
Opzetten van een systeem voor het bewaren van gegevens
Het is essentieel dat bedrijven een gestructureerd en volledig systeem opzetten voor het bijhouden van voedselveiligheidsdocumentatie. Dit houdt in dat alle gegevens eenvoudig toegankelijk moeten zijn voor bevoegde medewerkers en op verzoek beschikbaar moeten zijn voor controle door regelgevende instanties en klanten.
Er moeten maatregelen worden genomen om documenten te beschermen tegen beschadiging, verlies of ongeautoriseerde toegang. De documentatie moet data, tijden, verantwoordelijke personen en de uitkomsten van elke activiteit bevatten.
De locatie moet tevens de bewaartermijn vastleggen voor gegevens met betrekking tot de bruikbare levensduur van de verpakking en de inhoud, die beide moeten voldoen aan de klantvereisten. Eventuele wijzigingen in documenten moeten worden goedgekeurd en de redenen voor de aanpassingen moeten worden gedocumenteerd.
Kwalificatie van inktsuppliers en inktingrediënten
Gegevens van productontwerp, specificaties, processtromen, houdbaarheidstesten en goedkeuringen voor alle nieuwe en bestaande producten moeten worden bijgehouden.
Inkt heeft invloed op de veiligheid van eindproducten in de voedingsindustrie. Daarom moeten inktingrediënten worden geleverd door goedgekeurde leveranciers en voldoen aan overeengekomen specificaties.
Verificatie van de conformiteit van inktingrediënten met voedselveiligheidsspecificaties moet een garantieverklaring en conformiteits-, analysecertificaat, inspectie, monstername of test omvatten.
Specificaties voor inktingrediënten moeten worden herzien bij wijzigingen die de productveiligheid kunnen beïnvloeden, en er moet een administratie worden bijgehouden van beoordelingen en specificaties.
Verpakkingsspecificaties
Specificaties van het eindproduct moeten worden gedocumenteerd en kunnen omvatten:
- Fysieke en chemische kenmerken
- Microbiologische kenmerken
- Lijsten van grondstoffen, allergenen, ingrediënten en identificatiecodes.
Inkt ondergaat een complexer proces in de drukkerij in vergelijking met andere grondstoffen. Basisinkten worden gemengd tot spotkleuren, en restanten worden teruggestuurd van de drukpers om opnieuw gemengd te worden voor nieuwe opdrachten. Zonder gespecialiseerde software is het bijna onmogelijk om de ingrediënten van deze productiebatches en bijgevolg de geproduceerde verpakkingen te documenteren.
Monsters voor proeven en tests, niet-conforme materialen en herbewerking
Grondstoffen en eindproducten die zijn bemonsterd voor proeven of inspectie, moeten worden vernietigd om te voorkomen dat ze opnieuw in de productie of verkoop terechtkomen.
Niet-conforme producten moeten in quarantaine worden geplaatst, geïdentificeerd, behandeld en op de juiste manier worden afgevoerd. Documentatie van deze acties en de afvoer van niet-conforme materialen moet worden bijgehouden.
Methoden voor het herwerken en terugwinnen van grondstoffen, zoals het herwerken van restinkten van de drukpers, moeten worden gedocumenteerd. De werkzaamheden moeten worden toezicht door gekwalificeerd personeel, waarbij ervoor moet worden gezorgd dat producten duidelijk zijn geïdentificeerd en traceerbaar zijn. Gedetailleerde verslagen van herwerkingsoperaties moeten ook worden bijgehouden.
Softwareoplossingen van GSE voor het voldoen aan gegevensbeheervereisten
GSE biedt een verscheidenheid aan softwareoplossingen die zijn ontworpen om te voldoen aan de GFSI-vereisten met betrekking tot gegevensbeheer.
Onze GSE Ink manager-software bevat essentiële functies die gericht zijn op het beschermen van gegevens tegen beschadiging, verlies of ongeautoriseerde toegang. Deze functies omvatten:
- Geavanceerde wachtwoordbeveiliging
- Gebruikersbeheer met aanpasbare gebruikersgroepen om toegangsrechten te controleren
- Databaseback-up die tot tien generaties dekt
- Automatische uitlogtimer voor softwaregebruikers
- Planning voor secundaire databaseback-ups.
De standaardsoftware registreert automatisch elk logistiek evenement, zoals het afgeven van elke ingrediënt of de afvoer van een batch, samen met de datum, tijd, verantwoordelijke personeel en resultaten (bijvoorbeeld gevraagde gewicht, afgegeven gewicht en batchcodes) voor dat evenement. Standaard lijsten die kunnen worden opgevraagd omvatten de afgiftegeschiedenis en de evenementgeschiedenis.
De database accepteert gepersonaliseerde referenties voor basiscomponenten (ingrediënten), zoals informatie over conformiteitsverificatie. Evenzo kunnen formules in de database als “inactief” worden gemarkeerd, en worden wijzigingen in de formules bijgehouden met details zoals datum, tijd en betrokken personeel. Met de optionele GSE Article management-software kunnen ook revisies van verpakkingsontwerpen worden gevolgd.
In onze optionele softwaremodule voor de inkoop en ontvangst van grondstoffen kunt u gekwalificeerde leveranciers en inktingrediënten beheren.
Daarnaast bieden we optionele softwareoplossingen aan voor het bijhouden van gegevens met betrekking tot klantbestellingen, het beheren van de traceerbaarheid van inktbatches en het stroomlijnen van het herwerken van restinkten van de drukpers.
Aanvullende lectuur op de InkConnection-blogsite
- Ink dispensing: the basics
- Ink traceability: the key to safety and compliance in food and pharmaceutical value chains
- Meeting quality standards for packaging inks with GSE Traceability
- How to keep ink inventories for spot colours at optimum levels
- Logging ink consumption and exchanging barrels at the dispenser
Als u hulp nodig heeft bij het voldoen aan de GFSI-vereisten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Voor andere vragen met betrekking tot inktlogistiek kunt u ons bereiken op info@gsedispensing.com.
